Russia 
Netherland 
Vietnam 
Автоматизация документов и процессов: от сканирования до ERP
Внедряем системы распознавания и извлечения реквизитов для среднего и крупного бизнеса. Берём на себя весь цикл — от пилотного проекта на ваших образцах до промышленной эксплуатации с дашбордами качества.
Документооборот без ручного ввода
Ручная обработка входящей документации — узкое место в любой компании с большим потоком первички. Первичка копится в почте, операторы перепечатывают реквизиты, ошибки множатся, сроки срываются. При этом технологии распознавания и извлечения реквизитов давно вышли за рамки простого OCR, но без системного подхода внедрение буксует.
TermDoc выстраивает сквозной конвейер обработки: от захвата скана до записи в ERP. Мы подбираем оптимальный OCR-движок, настраиваем извлечение полей, организуем проверку сомнительных случаев и подключаем ваши 1С, SAP или другие платформы. Это не просто технология, а работающий процесс с измеримыми показателями. Для более сложных сценариев — поиска и ответов на вопросы по накопленным файлам — мы предлагаем LLM-ассистентов и семантический поиск.
Что входит в проект
Обеспечиваем весь цикл — от аудита текущей организации до сопровождения в продакшене. Каждый этап завершается конкретным результатом, который можно измерить и оценить. Вы всегда понимаете, за что платите и что получаете. Состав работ адаптируется под конкретную ситуацию.
Пилотный проект на ваших шаблонах
Берём 3–5 типов ваших реальных файлов — первичные, счета, накладные, акты — и демонстрируем работу системы. По итогам вы получаете аналитику: доля успешно распознанных, точность по полям, время обработки.
Схема потоков информации
Проектируем маршрут: откуда приходят сканы, как классифицируются, какие поля извлекаются, куда загружаются. Фиксируем маппинг полей на вашу ERP и правила валидации.
Настройка контроля качества
Определяем пороги уверенности для автоматического проведения и ручной проверки. Описываем роли операторов, маршруты эскалации, механизм обратной связи для улучшения модели.
Связка с корпоративными платформами
Связываем конвейер с вашими платформами — через API, обмен файлами или прямой коннектор. Настраиваем параллельную выгрузку в хранилище для аналитики.
Дашборды и отчётность
Создаём оперативные панели: объём обработанных единиц, статусы, ошибки, загрузка операторов. Управленческие отчёты показывают экономию времени и динамику качества.
План развития и дообучение
Готовим roadmap расширения на новые категории, языки и процессы. Описываем процедуру периодического дообучения модели на накопленных исправлениях.
Почему выбирают TermDoc
Мы не просто настраиваем распознавание— мы становимся технологическим партнёром на всех этапах проекта. Наш подход основан на прозрачности, измеримых результатах и ответственности за итог. Подход выстраивается под бизнес-цели клиента с учётом специфики отрасли.
Решения для каждой роли в компании
Мы понимаем, что у разных стейкхолдеров разные задачи и ожидания. Руководителям важна окупаемость, техническим специалистам — надёжность и безопасность, операционным менеджерам — скорость и качество. Поэтому выстраиваем коммуникацию и результаты под каждую роль.
CEO / CFO
Проблема: Непонятно, окупятся ли вложения в технологию. Риск получить дорогой эксперимент без измеримого эффекта. Сложно обосновать бюджет перед советом директоров без конкретных цифр.
Решение: Готовим расчёт окупаемости до старта работ: экономия ФОТ, снижение штрафов за просрочки, сокращение ошибок. Пилот на реальных примерах показывает эффект до крупных инвестиций. Регулярная отчётность даёт контроль на каждом шаге.
Итог: Обоснованное инвестиционное обоснование с понятным сроком возврата. Контролируемые риски благодаря поэтапному внедрению. Прозрачные метрики для отчёта акционерам.
CTO / CIO
Проблема: Опасения по безопасности — данные уходят во внешнее облако. Вопросы совместимости с текущей инфраструктурой. Нагрузка на команду по поддержке ещё нового инструмента.
Решение: Разворачиваем инфраструктуру на мощностях заказчика или в частном облаке — данные не покидают периметр. Используем стандартные протоколы и API для связки с текущей инфраструктурой. Берём поддержку на себя по SLA.
Итог: Полный контроль над данными и соответствие политикам безопасности. Бесшовное встраивание в текущий ландшафт. Снижение нагрузки на внутреннюю команду.
Руководитель документооборота / закупок
Проблема: Операторы не справляются с потоком входящих, копятся очереди, срываются сроки оплаты и поставок. Ошибки ручного ввода приводят к расхождениям в учёте. Нет прозрачности: непонятно, где застрял конкретный файл.
Решение: Автоматизируем рутину — конвейер сам распознаёт и классифицирует входящие. Операторы работают только с исключениями. Дашборд показывает статус каждого файла в реальном времени.
Итог: Сокращение очередей и соблюдение сроков. Снижение ошибок и расхождений. Полная прозрачность процесса для вас и смежных подразделений.
Как устроен процесс
Работа проходит через выверенную последовательность шагов. Это позволяет контролировать прогресс, минимизировать риски и гарантировать результат. Каждый шаг завершается конкретный артефакт. Такой подход исключает неприятные сюрпризы.
Этап 1: Диагностика
Что делаем:
- Аудит текущего процесса приёма входящих
- Сбор образцов — по 50–200 примеров по каждой категории
- Анализ точек загрузки данных
- Оценка политик безопасности и размещению
В результате: Карта процесса с узкими местами и план пилотного проекта.
Этап 2: Пилот
Что делаем:
- Настройка распознавания на 3–5 ваших образцах
- Тестирование извлечения ключевых полей
- Замер метрик: доля автопроведения, точность, скорость
- Демонстрация работы на реальном потоке
В результате: Работающий прототип и аналитику для принятия решения о масштабировании.
“Главная ошибка — начинать с технологии, а не с процесса. Сначала разбираемся, как устроен ваш документооборот сегодня, где теряется время и возникают ошибки. Только потом подбираем инструменты. Иначе получите дорогую игрушку, которая не решает реальных проблем.”
Ведущий консультант TermDoc
Этап 3: Промышленное внедрение
Что делаем:
- Интеграция с ERP и хранилищам
- Настройка маршрутов проверки и эскалации
- Развёртывание дашбордов мониторинга
- Инструктаж персонала
В результате: Система в продакшене с полной документацией и подготовленной командой.
Этап 4: Сопровождение и развитие
Что делаем:
- Мониторинг качества и соблюдения SLA
- Периодическое дообучение на исправлениях операторов
- Расширение на другие форматы и процессы
- Оптимизация стоимости обработки
В результате: Постоянное улучшение показателей и адаптация под новые задачи.
Ключевые метрики
Внедрение даёт эффект в нескольких направлениях. Наши клиенты фиксируют улучшения уже в первые месяцы после запуска. Эффект накапливается по мере накопления информации для дообучения и адаптации команды. Ключевые метрики, которые отслеживаем:
Доля автоматической обработки
Точность извлечения
Скорость обработки
Экономический эффект
Мифы об автоматизации документооборота
Вокруг технологий распознавания существует много заблуждений. Часть из них связана с устаревшим опытом, часть — с маркетинговыми преувеличениями вендоров. Разберём самые распространённые и покажем, как обстоят дела на практике.
Миф: Это дорого и долго, проект на год и миллионы рублей.
Реальность: Пилот запускается быстро и показывает эффект на реальных данных до крупных вложений. Промышленное внедрение занимает недели, а не месяцы. Стоимость зависит от объёма и сложности, но аутсорсинг обходится значительно дешевле собственной команды из ML-инженеров, DevOps и аналитиков.
Миф: Нужны идеальные сканы и стандартные шаблоны.
Реальность: Современные модели справляются с фотографиями со смартфона, перекошенными сканами и рукописными пометками. Нестандартные макеты требуют больше примеров для настройки, но не являются препятствием. Мы оцениваем качество ваших исходников на стадии диагностики.
Миф: Если требуется ручная проверка, значит, автоматизация не работает
Реальность: Проверка оператором — штатный элемент любого промышленного внедрения, а не признак провала. Она отсекает ошибки в критичных полях (суммы, реквизиты) и поставляет данные для дообучения. Цель — не 100% без человека, а оптимальный баланс скорости, качества и стоимости.
Миф: Подключить к нашей учётной системе нереально, слишком специфичная конфигурация.
Реальность: Мы работали с десятками конфигураций 1С, SAP, Oracle и нестандартными конфигурациями. Связка идёт через API, файловый обмен или прямое подключение к базе, выбираем оптимальный способ под вашу ситуацию. Специфика решается на этапе проектирования.
Формат сотрудничества: три пакета
Перед каждой компанией встаёт выбор: с чего начать и как глубоко погружаться. Доступны три формата, которые можно комбинировать.
Что входит в каждый и для каких ситуаций он подходит:
| Параметр | Пилот (PoC) | Внедрение | Сопровождение |
|---|---|---|---|
| Формат | Fixed scope | Fixed scope | Ретейнер |
| Охват | 3–5 типов документов | Все целевые категории | + новые по мере потребности |
| Интеграция | Демо-режим | Продакшен | Поддержка и расширение |
| Deliverable | Отчёт с метриками | Готовый продукт | Постоянное улучшение |
| Для кого | Оценить эффект до вложений | Запустить в работу | Развивать и оптимизировать |
Вывод: Рекомендуем начинать с пилота — это позволяет увидеть реальные цифры на примерах клиента и принять взвешенную оценку о масштабировании. Стоимость пилота учитывается при переходе к внедрению.
OCR-платформы: выбираем под требования
Мы не привязаны к одному вендору, мы подбираем движок под конкретные требования. Для одних задач лучше облачный сервис с готовыми моделями, для других — размещение на серверах заказчика. Иногда оптимальный результат даёт комбинация платформ для разных типов файлов.
| Параметр | Google Document AI | Azure Document Intelligence | AWS Textract | ABBYY |
|---|---|---|---|---|
| Готовые модели | Счета, чеки, custom | Счета, чеки, ID, custom | Счета, формы, таблицы | FlexiCapture, FineReader |
| Языки | 200+ | 300+ | 100+ | 200+ |
| Размещение на серверах клиента | Ограниченно | Контейнеры | Нет | Полная поддержка |
| Лицензирование | За страницу | За страницу | За страницу | За страницу / корпоративное |
Вывод: Выбор зависит от типов файлов, требований к безопасности и бюджета. На пилотной фазе мы проводим сравнительное тестирование и рекомендуем оптимальный вариант — или комбинацию для разных категорий. Актуальные возможности платформ уточняйте у вендоров.
Связка с корпоративными платформами
Связка с ERP и хранилищами — обязательная часть промышленного внедрения. У нас есть опыт работы с основными платформами и готовые паттерны подключения. Вот платформы, с которыми мы работаем чаще всего:
| Категория | Системы |
|---|---|
| Учётные системы (ERP) | 1С:ERP, 1С:Бухгалтерия, SAP S/4HANA, Oracle EBS, MS Dynamics 365 |
| Хранилища данных (DWH) | Snowflake, BigQuery, ClickHouse, PostgreSQL, Greenplum |
| Системы управления контентом (ECM) | SharePoint, Confluence, Alfresco, Directum, ELMA |
| Аналитика (BI) | Power BI, Tableau, Looker, Apache Superset |
Типовой маршрут: Скан из почты → классификация → распознавание → проверка оператором → создание записи в 1С → выгрузка в хранилище → обновление дашборда.
Вывод: Если вашей платформы нет в списке — это не препятствие. Обсудим способ подключения на этапе диагностики: API, файловый обмен, прямой доступ к базе или промежуточная шина.
Кейсы
Лучший способ оценить наш подход — посмотреть на конкретные проекты. Каждый кейс — это измеримую пользу в цифрах. Мы работаем с компаниями из разных отраслей и адаптируем подход под специфику бизнеса.
Производство. Входящие счета
Задача: Холдинг обрабатывал 12 000 счетов от поставщиков ежемесячно. Операторы не справлялись с потоком, копились просрочки, поставщики выставляли штрафы.
Решение: Развернули распознавание с цифровой почтой для сканов и вложений из e-mail. Подключили к SAP S/4HANA. Настроили проверку для сумм свыше порога.
Эффект:
- Auto-pass вырос с 65% до 82%
- Время обработки сократилось на 40%
- Количество ошибок снизилось на 60%
Логистика. Накладные и акты
Задача: Транспортная компания получала многостраничные пакеты: накладная + акт + транспортная накладная. Разделение и ввод занимали до 15 минут на комплект.
Решение: Настроили классификацию и автоматическое разделение пакетов. Извлечение ключевых реквизитов. Связка с 1С:Логистика.
Результат:
- Доля автопроведения выросла с 58% до 78%
- Время цикла сократилось на 55%
- Высвобождено 3 оператора на другие задачи
Финансы. KYC-анкеты
Задача: Банк обрабатывал анкеты клиентов с приложенными копиями паспортов и справок. Требовалась высокая точность и защита ПДн.
Решение: Развернули инфраструктуру на серверах банка. Настроили извлечение данных из паспортов и анкет. Реализовали маскирование и разграничение доступа.
Эффект:
- Точность извлечения: 97% precision, 95% recall
- Соблюдение SLA по срокам: 99,2%
- Прошли аудит на соответствие требованиям регулятора
Часто задаваемые вопросы
Чем отличается от простого распознавания текста?
Простое распознавание превращает картинку в текст и всё. Сквозной процесс включает классификацию (определение типа файла), извлечение конкретных полей в структурированном виде, проверку сомнительных случаев, маршрутизацию по бизнес-правилам и загрузку в ERP-платформы. Это полный конвейер, а не отдельный инструмент.
Какие файлы можно обрабатывать?
Счета, накладные, акты, заявки, договоры, анкеты, транспортные и таможенные документы, кадровые формы. Список расширяется в рамках проекта. На пилотной стадии выбираем 3–5 самых приоритетных категорий, затем добавляем остальные.
Что нужно для старта пилота?
Образцы файлов — по 50–200 примеров каждого типа. Описание, какие поля нужно извлекать. Доступ к тестовой среде учётной системы для проверки загрузки. Обычно подготовка занимает 3–5 дней с вашей стороны.
Как устроена проверка оператором?
Система присваивает каждому извлечённому значению оценку уверенности. Если оценка ниже порога, файл уходит на проверку. Оператор видит подсвеченные сомнительные поля и подтверждает или исправляет. Исправления сохраняются для retraining.
Какую платформу распознавания выбрать?
Зависит от форматов, языков, ограничений по размещению и бюджета. Возможен смешанный вариант: например, облачный сервис для стандартных счетов и инфраструктура на ваших серверах для файлов с персональными данными. Мы тестируем варианты на этапе пилота и даём рекомендацию.
Можно развернуть на наших серверах?
Да. Поддерживаем развёртывание локально или частном облаке. Разворачиваем в контейнерах (Kubernetes, OpenShift). Это требование для компаний с жёсткими политиками безопасности или регуляторными ограничениями.
Как происходит подключение к 1С, SAP, Oracle?
Через API, веб-сервисы или файловый обмен — выбираем способ под конкретную конфигурацию. Для 1С — HTTP-сервисы или COM-соединение, для SAP — RFC/BAPI/IDoc, для Oracle и MS Dynamics — REST API. Подробнее о подключении корпоративных платформ — в разделе Системная интеграция.
Как считается окупаемость?
Экономия = высвобожденные часы операторов × ставка + снижение штрафов и ошибок. Затраты = стоимость системы + облачные ресурсы + время операторов проверки + сопровождение. Разницу делим на затраты — получаем срок окупаемости. Подробнее о методологии — в разделе Финансовое обоснование IT-проектов.
Какая поддержка после запуска?
Зависит от пакета: срок реакции 1–4 часа, время устранения 4–24 часа. Включает мониторинг, разбор инцидентов, консультации. Расширенный формат добавляет повышение точности, дообучение на свежих примеров и добавление новых форматов.
Как добавлять новые категории?
Собираем образцы (50–200 штук), размечаем целевые поля, настраиваем модель, тестируем, подключаем к маршруту. Занимает 1–3 недели в зависимости от сложности. В рамках сопровождения это входит в план развития.
Как защищаются данные?
Маскирование персональных данных — сервис автоматически находит и скрывает чувствительные поля. RBAC по ролям и атрибутам. Полное логирование действий с версионированием для аудита. Соответствие 152-ФЗ и GDPR.
Можно добавить поиск по накопленным файлам?
Да, это отдельное направление — интеллектуальные ассистенты на базе RAG. Позволяют задавать вопросы по базе документов и получать ответы со ссылками на источники. Хорошо сочетается с системой обработки входящих: сначала извлекаем и загружаем, затем ищем и анализируем.
Готовы ускорить документооборот?
Автоматизация обработки входящих — это не разовый проект, а стратегическое улучшение ключевого бизнес-операции. Компании, которые внедряют подобные инструменты сегодня, получают преимущество в скорости и точности на годы вперёд. Мы берём на себя весь процесс: от диагностики и выбора платформы до запуска и сопровождения.
На выходе вы получаете работающий продукт с настроенными интеграциями, подготовленной командой и понятными метриками качества, а не абстрактные обещания. Всё сопровождается документацией и прозрачной отчётностью. За 5 лет мы реализовали более 40 проектов в производстве, логистике, финансах и ритейле.
Свяжитесь с нами, обсудим, как инструмент впишется в ваши процессы и какую выгоду можно ожидать. Оставьте заявку, и мы проведём бесплатную консультацию с разбором вашей ситуации.
Этапы сотрудничества
Свяжитесь с нами
Позвоните или напишите нам, и мы ответим как можно скорее.
