Russia 
Netherland 
Vietnam 
Внедрение электронного архива для «АлкоТрейд Холдинг»
Как мы помогли сократить расходы на архивный отдел в 5 раз за 6 месяцев
Детали Кейса
Клиент: АлкоТрейд Холдинг
Хронология: Январь 2023 – Июнь 2023
Продолжительность: 6 месяцев
Сайт клиента: не разглашается
Скачать детали кейса
Загрузите подробный отчет по этому проекту
Давайте работать вместе над развитием
Позвоните или напишите нам, и мы ответим как можно скорее.
Задача
Крупный холдинг по торговле алкоголем столкнулся с серьёзными проблемами в управлении бумажным архивом. За годы работы компания накопила огромный объём документов: договоры с поставщиками, товарно-транспортные накладные, акты сверки, лицензии, сертификаты соответствия и внутренняя документация. Для обработки и хранения этого массива требовался штат из 30 сотрудников архивного отдела. Основные проблемы, с которыми столкнулся клиент:- Поиск нужных документов занимал от нескольких часов до нескольких дней — сотрудники вручную перебирали папки и коробки
- Сложности в маркировке грузов и товаров — информация о партиях терялась или дублировалась
- Высокие риски потери или повреждения документов — бумажные носители страдали от влажности, выцветания и механических повреждений
- Значительные расходы на содержание архивного отдела — 1,5 млн рублей ежемесячно только на зарплаты
- Проблемы с соответствием требованиям ЕГАИС — ручной учёт не обеспечивал необходимую точность и скорость
Клиенту требовалось комплексное решение — внедрение электронного архива с автоматизацией обработки, цифровизацией и хранением документов. При этом система должна была учитывать специфику алкогольной отрасли: интеграцию с ЕГАИС, соответствие требованиям Росалкогольрегулирования и возможность быстрого предоставления документов при проверках.
Что сделала TermDoc
TermDoc совместно с партнёрами подготовила полный комплект технической документации для внедрения системы электронного архива. Наша команда выступила связующим звеном между бизнес-заказчиком и разработчиками, обеспечив точную передачу требований и минимизацию рисков при внедрении.
Планирование сложной интеграции
На первом этапе мы провели глубокий анализ текущих процессов компании. Работа включала сбор бизнес-требований от ключевых заинтересованных сторон: руководителей архивного отдела, IT-департамента, юристов и логистов. Мы провели серию интервью и воркшопов, чтобы выявить все сценарии работы с документами.
На основе собранных данных построили модели интеграции системы электронного архива с существующей IT-инфраструктурой холдинга. Особое внимание уделили совместимости с учётной системой 1С, системой электронного документооборота и внешними сервисами ЕГАИС. Это обеспечило плавный переход от бумажных носителей к цифровым без остановки бизнес-процессов.
Подготовка технической документации
Наша команда разработала полный пакет документов для реализации проекта:
- Техническое задание на разработку системы электронного архива
- Функциональные спецификации для каждого модуля системы
- Описание бизнес-процессов в нотации BPMN
- Сценарии использования (use cases) для всех ролей пользователей
- Требования к интеграции с внешними системами
- Регламенты работы с электронным архивом
- Инструкции для конечных пользователей
Детальный взгляд на критический аспект
Особое внимание уделили автоматизации маркировки и поиска документов — это была ключевая боль заказчика. Мы подготовили детальную документацию по системе тегирования и полнотекстового поиска, включая алгоритмы распознавания типов документов и автоматического извлечения метаданных.
Работа включала моделирование сценариев обработки больших объёмов данных. Мы рассчитали нагрузку на систему при пиковых значениях — например, во время квартальных сверок или налоговых проверок, когда требуется одновременный доступ к сотням документов. Все решения учитывали специфику алкогольной отрасли: требования ЕГАИС, сроки хранения документов и порядок предоставления информации регуляторам.
Перед передачей документации разработчикам мы провели серию консультаций с IT-командой заказчика, чтобы убедиться в корректности всех технических решений и минимизировать риски на этапе внедрения.
График анализа данных
Результаты
Внедрение электронного архива полностью изменило экономику архивного отдела. Ниже — сравнение ключевых показателей до и после проекта.
| Показатель | До внедрения | После внедрения | Эффект |
|---|---|---|---|
| Штат архивного отдела | 30 человек | 6 человек | сокращение в 5 раз |
| Время поиска документа | часы / дни | 2-3 минуты | мгновенный доступ |
| Расходы на зарплаты в месяц | 1 500 000 ₽ | 300 000 ₽ | −1 200 000 ₽/мес |
| Экономия в год | — | 14 400 000 ₽ | |
| Соответствие нормам ЕГАИС | частичное | 100% | полное соответствие |
Отзыв клиента
